Een duidelijke kijk op uw zakenreizen meten is meer dan weten alleen

Een gedegen rapportering van de reiskosten binnen je onderneming verdient zeker uw aandacht. Want voor je het weet flirten de kosten met de grenzen van uw budgettering of laat je mooie opportuniteiten en mogelijke kostenbesparingen aan u voorbijgaan. Als ondernemer, manager of zaakvoerder zit u vaak bovenop uw corebusiness en brengt u alles grondig in kaart. U sluit heldere deals met de leveranciers en u volgt alles gedetailleerd op door middel van managementrapporten. Maar misschien ontsnappen de zakenreiskosten – die vaak een significante hap uit het budget nemen – nog te vaak aan uw aandacht. 

Vinger aan de pols
Een grondige analyse blijft in eerste instantie het middel bij uitstek om vinger aan de pols te houden. Ze geeft u als het ware een momentopname of “foto” van de situatie zoals ze momenteel is. En in het geval van zakenreizen gaat het niet enkel om het totale kostenplaatje op jaarbasis. Een goede rapportagetool levert u een pak inzichten. U kan bepaalde patronen vaststellen of zien bij welke luchtvaartmaatschappijen, huurwagenbedrijven en hotels u aanzienlijke volumes genereert. En uiteraard kan u ook evalueren of bepaalde kosten opwegen tegen het behaalde resultaat. 

Centraliseren is de boodschap
Een conditio sine qua non voor een gedetailleerde reiskostenrapportage is het centraliseren van al uw zakenreizen. Zolang de reizen worden geboekt via verschillende online platformen of aanbieders, is het quasi onmogelijk om een realistisch beeld te krijgen van de situatie. De data zijn versnipperd en sommige kosten blijven zelfs helemaal onder de radar. Door bijvoorbeeld samen te werken met een Travel Management Company kunnen alle zakenreizen centraal ingeboekt worden en kan u rekenen op een transparante en haarfijne rapportering. 

Ongekende opportuniteiten
Door de centralisatie van uw reisbehoeften krijgt u een totaaloverzicht van de reisuitgaven in de verschillende kostencategorieën zoals vluchten, hotels en transfers. Hierdoor komen er meestal ook opportuniteiten naar boven waarbij de accountmanager van het zakenreisbureau u een perfect advies kan geven om bijvoorbeeld een corporate deal te sluiten met één welbepaald – door u – drukbezocht hotel, waardoor de prijs kan gedrukt worden. Het kan ook zijn dat u op basis van bepaalde gevlogen routes best een deal maakt met de luchtvaartmaatschappij. 

Van analyse naar inzicht
U zou ervan versteld staan welke inzichten een degelijke doorlichting van uw zakenreizen nog allemaal kan opleveren. Om te beginnen kunnen boekingspatronen in kaart gebracht worden. Zijn er steeds terugkerende reizen en worden deze tijdig gereserveerd of is het steeds een kwestie van snel, snel en last minute nog wat te vinden, vaak tegen hogere prijzen? Nemen sommige medewerkers een loopje met gemaakte afspraken? In grotere ondernemingen is er altijd wel een aantal medewerkers die de grenzen opzoeken. Bijvoorbeeld reizigers die bewust voor een overstap kiezen, omdat zij dan door de langere reisduur volgens het reisbeleid businessclass mogen vliegen. En dat terwijl er een directe vlucht in economy class beschikbaar was. Worden de aankopen voldoende gecentraliseerd? Maak je bijvoorbeeld gebruik van 1 hotelketen of boekt iedereen op basis van eigen voorkeur, waardoor extra voordelen voor het bedrijf worden mislopen?

Significante besparingen
De inzichten die de managementinformatie zal bieden, leiden tot een optimalisatie van uw reisuitgaven. Bovendien kan de betere Travel Management Company ervoor zorgen dat de analyse van de reiskosten ook per afdeling van uw bedrijf of op de naam van de reiziger zelf wordt gevoerd: er kan dan gerapporteerd worden op verschillende door u gekozen parameters om de informatie maximaal te benutten.

Let op verborgen kosten
Bedrijven die streven naar een volledige procesintegratie, doen er goed aan ook de proceskosten (bv. de uren die een managementassistente maakt om een reis te boeken, of die een boekhouder maakt om declaraties te verwerken) in dit proces mee te wegen. Indien u dit allemaal mee in overweging neemt zal u al snel tot de conclusie komen dat de servicekosten van een Travel Management Company niet opwegen tegen die van het “doe-het-zelf” inboeken van zakenreizen. Ook ancillary services komen veelal via declaraties of creditcardbetalingen de administratie binnen en worden niet altijd daadwerkelijk gemeten. Toch bedragen ze vaak tot 8% van de totale directe reiskosten.

Het opvolgen van de Travel Policy
En last but not least vormt een betrouwbare rapportage de grondslag van een degelijke Travel Policy. Indien deze nog niet bestaat binnen uw onderneming kunnen vaak al na 6 maand de eerste belangrijke conclusies getrokken worden. Maar de verkregen inzichten worden net zo goed gebruikt om een bestaande Travel Policy regelmatig bij te sturen waar nodig als bv. te sterk wordt afgeweken van het geïmplementeerde reisbeleid. Een Travel Policy schept duidelijkheid voor reizigers en is vanuit financieel oogpunt een middel om te sturen op besparingen. Het is ook een manier om een basis te leggen voor een zekere gelijkschakeling van privileges voor uw reizende medewerkers.