Stappenplan naar een evenwichtige Travel Policy

De essentie van een Travel Policy is het beschrijven van de richtlijnen waarbinnen zakenreizen mogen plaatsvinden. Welke luchtvaartmaatschappijen hebben de voorkeur, in welke klasse mag er gevlogen worden, mag er rechtstreeks geboekt worden of alleen via een Travel Management Company (TMC), enz.

Een gedegen reisbeleid of Travel Policy kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren, al is dat niet langer de enige doorslaggevende factor. Een modern reisbeleid behelst namelijk veel meer dan alleen maar het kostenplaatje en kan beschouwd worden als een secundaire arbeidsvoorwaarde.

1) Breng alle reiskosten in kaart

Krijg inzicht in alle kosten die gemoeid zijn met zakenreizen. Hier gaat het niet alleen om de prijs van een vliegticket, maar ook overnachtingen, verzekeringen, transfers en ancillary services. Welke kosten worden er toegerekend aan reizen en welke zijn voor rekening van de reiziger zelf? Let hierbij zeker ook op het aandeel van de "verborgen kosten".

2) Breng mogelijke risico's in kaart

De wereld wordt steeds complexer en onvoorspelbaarder. Daarom is het van groot belang na te denken over mogelijke risico's tijdens een zakenreis. Zelfs de meest ervaren reiziger kan worden geconfronteerd met situaties die zich niet eerder openbaarden. Stel richtlijnen op ten behoeve van hun veiligheid en gezondheid en bepaal wie verantwoordelijk is voor het duty-of-care-programma.

3) Stem af tussen afdelingen

Veel afdelingen zijn betrokken bij het organiseren en inkopen van zakenreizen. Niet alleen Inkoop en Finance, maar ook HR en de reizende medewerker zelf dienen een rol te krijgen. Dit start met het actief en voortdurend informeren van reizigers over het beleid en hen te betrekken in het opstellen ervan. Als een beleid is opgesteld, laat dit dan door de hoogste directie accorderen en uitdragen. Zo 'leeft' het reisbeleid binnen de organisatie en worden de regels sneller nageleefd.

4) Beperk versnippering van reisdata

Omdat er steeds vaker via meerdere kanalen reserveringen worden gemaakt, verliest men inzicht in reserveringsdata. Om dit te voorkomen kan data uit verschillende bronnen worden samengevoegd op één centrale plaats. Nieuwe technische hulpmiddelen bieden hierbij uitkomst, zoals bijvoorbeeld de online booking tool van Uniglobe of onze rapporatgetool. Via onze unieke aanpak behaal je maximum resultaat.

5) Maak gebruik van Uniglobe Booking Intelligence voor de integratie van je Travel Policy

Het naleven van je interne reisbeleid (Travel Policy) kan volledig geautomatiseerd worden en uitzonderingen kunnen flexibel opgevangen worden via duidelijke acceptatieregels. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van onze online booking tool Ubi (Uniglobe Booking Intelligence).