Uw expert in zakenreizen

Privacyverklaring

Laatste datum van herziening: 25/09/2022

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op Belux Travel nv, met maatschappelijke zetel te Gate 7, Prins Boudewijnlaan 7C, 2550 Kontich, met ondernemingsnummer 0474.001.881, en op de reisbureaus uit haar franchisenetwerk.

Belux Travel nv maakt deel uit van de internationale groep Uniglobe Travel, een wereldwijde specialist in (zaken)reizen en de grootste onafhankelijke reisorganisatie ter wereld. Uniglobe Travel is wereldwijd actief via een franchisenetwerk in meer dan 60 landen. Belux Travel levert zowel diensten aan particulieren (‘business-to-consumer’ model) als aan bedrijven (‘business-to-business’ model).

Belux Travel nv is actief in de Belux (België en Luxemburg). De Beluxmarkt wordt bewerkt via enerzijds de overkoepelende organisatie van Belux Travel nv en anderzijds een franchisenetwerk bestaande uit reisbureaus, die allen gevestigd zijn in België. Een overzicht van deze reisbureaus kan geraadpleegd worden via de deze link:

Al deze reisbureaus (“de Reisbureaus”) en Belux Travel nv zijn afzonderlijke en zelfstandige juridische entiteiten. Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit in het kader waarvan uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunnen ze worden gekwalificeerd als een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met één of meer van de andere Reisbureaus of Belux Travel nv. De Reisbureaus en Belux Travel nv zijn niet aansprakelijk voor de handelingen of nalatigheden van de andere entiteiten. 

Belux Travel nv en de Reisbureaus (“Wij” of “Belux Travel”) willen een correcte en zorgvuldige onderneming zijn. Wij stellen alles in het werk om de persoonsgegevens die ons worden toevertrouwd te beschermen en te verwerken op een correcte en transparante wijze, met name in overeenstemming met het toepasselijk recht en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG” of “GDPR”).

• Wat wordt gedekt door deze Privacyverklaring?
• Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
• Op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?
• Welke rechten heeft u?
• Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
• Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
• Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven?
• Welke cookies gebruiken wij en hoe kunt u ze beheren?
• Zijn uw persoonsgegevens beschermd?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Worden uw persoonsgegevens gebruikt voor automatische besluitvorming?
• Hoe contact met ons opnemen?
• Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Wat wordt gedekt door deze privacyverklaring? 

Via deze Privacyverklaring wensen wij u te informeren over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij onze activiteiten uitvoeren of wanneer u gebruik maakt van deze website en de daarop aangeboden formulieren en toepassingen, aan wie wij deze informatie doorgeven, wat uw rechten zijn en wie u kunt contacteren voor meer informatie.

Wanneer wij verwijzen naar “de Site”, bedoelen wij de webpagina’s die beginnen met de volgende url: www.uniglobe.be en www.uniglobetravel.be

De Site kan links bevatten naar andere websites. Hoewel wij trachten enkel links te voorzien naar websites die onze hoge standaarden inzake gegevensbescherming delen, zijn wij niet verantwoordelijk voor de inhoud en het beleid inzake gegevensbescherming van deze websites. Deze Privacyverklaring heeft enkel betrekking op gegevens verzameld door Belux Travel.

Wanneer u links op de Site aanklikt, raden wij u sterk aan eerst de Privacyverklaring op de betrokken websites te lezen alvorens persoonlijke gegevens vrij te geven.

Weet dat er, wanneer u onze pagina’s op Facebook of op Instagram bezoekt, al dan niet via de snelkoppeling op onze website, cookies door Facebook resp. Instagram verwerkt worden. Op basis daarvan kunnen wij meer informatie bekomen - op een compleet geanonimiseerde wijze - over het publiek dat onze social media pagina’s bezoekt. Voor meer informatie over waarom en hoe persoonsgegevens in dat kader verwerkt worden, verwijzen we naar het Privacybeleid en de Cookie Policy op de website van deze platformen:

• Cookie policy Facebook: https://www.facebook.com/policies/cookies/
• Privacybeleid Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy/
• Cookie policy Instagram: https://help.instagram.com/1896641480634370
• Privacybeleid Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden. Deze doeleinden omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• leveranciersbeheer, klantenbeheer en beheer van andere zakelijke contacten;
• beheer van bestellingen en leveringen;
• facturatie en boekhouding;
• het verstrekken van informatie over reizen, via gepersonaliseerde communicaties, nieuwsbrieven of travel alerts;
• het boeken van vluchten, hotels, wagens, en andere reserveringen in uw naam;
• reisverzekeringen afsluiten in uw naam;
• de goede organisatie van de reizen;
• het opstellen van rapporten voor leveranciers van diensten in verband met de reizen;
• behandelen van vragen, verzoeken en klachten;
• beheer van geschillen;
• public relations;
• direct marketing;
• statistieken en marktonderzoek;
• veiligheid;
• logistiek;
• naleven van wettelijke verplichtingen.

Op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de hierboven vermelde doeleinden:

• met het oog op het sluiten en het uitvoeren van met u gesloten overeenkomsten, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) boekhouding, facturatie, het maken van boekingen en reserveringen en het leveren van alle andere diensten in het kader van de organisatie van de reizen;
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
• in het kader van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming en/of een derde partij, zoals (maar niet beperkt tot) het goede verloop van onze zakelijke activiteiten en de organisatie van de reizen, klantenbeheer, leveranciersbeheer, enz. en na het verrichten van een belangenafweging. Indien u hierover meer informatie wenst, kunt u steeds met ons contact opnemen.

Indien wij wettelijk verplicht zijn om uw vrije, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige toestemming te verkrijgen om uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden te verwerken (bijv. marktonderzoek activiteiten of het versturen van een nieuwsbrief), zullen wij uw gegevens enkel voor deze doeleinden verwerken wanneer wij een dergelijke toestemming van u hebben ontvangen.

Welke rechten hebt u?

U beschikt over verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Met name heeft u het recht om:

• inzage te verwerven in uw persoonsgegevens en er een kopie van te ontvangen;
• te vragen om uw persoonsgegevens te updaten of te verbeteren, indien u meent dat deze onjuist of onvolledig zijn;
• te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, of de wijze waarop wij deze gegevens gebruiken te beperken, indien u meent dat wij niet (meer) over een rechtmatige verwerkingsgrond beschikken;
• uw toestemming met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (voor zover de verwerking gebaseerd is op uw toestemming);
• beperking m.b.t. de gegevensverwerking indien u de verwerking of de juistheid van de verwerkte gegevens zou betwisten of indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te behouden met het oog op een mogelijke rechtsvordering terwijl Travel Belux ze niet meer nodig heeft in het licht van de doeleinden vermeld in deze Privacyverklaring;
• uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm en deze over te dragen aan een andere partij (voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of de uitvoering van een overeenkomst);
• bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens waarvoor wij gerechtvaardigde belangen als rechtsgrond gebruiken, waarop wij de verwerking zullen stopzetten tenzij wij prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben.

Met het oog op de uitoefening van de bovenstaande rechten kunt u een e-mail sturen naar gdpr@uniglobetravel.be.

Uw verzoek moet voldoende informatie bevatten om ons in staat te stellen u te kunnen identificeren, en moet voldoende specifiek zijn wat het uit te oefenen recht en de gevraagde informatie betreft.

U kunt deze contactgegevens eveneens gebruiken indien u een klacht wenst te formuleren met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Indien u ontevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens behandelen, hebt u het recht om klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (in België: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail contact@apd-gba.be).

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens? 

Wij kunnen persoonsgegevens over u verkrijgen in het kader van de uitvoering van onze activiteiten.

Wij kunnen dergelijke persoonsgegevens verkrijgen omdat u ze aan ons geeft (bijv. via de Site, door contact met ons op te nemen, door uw businesskaartje te overhandigen, door u in te schrijven voor onze nieuwsbrief, enz.), omdat anderen ze aan ons geven (bijv. uw werkgever of dienstverleners waarop wij beroep doen in het kader van onze activiteiten), of omdat zij publiek beschikbaar zijn.

Wij kunnen verder ook persoonsgegevens van u verkrijgen door de manier waarop u interageert met ons of er kunnen gegevens over u bij ons gegenereerd worden (bv. camerabeelden).

Wanneer wij uw persoonsgegevens van andere partijen verkrijgen, leveren wij redelijke inspanningen om contractuele clausules met deze partijen af te sluiten die hen ertoe verplichten om de relevante regels inzake gegevensbescherming te respecteren. Dit kan er onder meer in bestaan dat deze partij u alle noodzakelijke informatie verschaft of - zo nodig - van u de toestemming verkrijgt om de persoonsgegevens te verwerken zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij? 

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen het volgende inhouden:

• standaard identificatie- en contactgegevens (bijv. naam, adres (privé/werk), telefoonnummer (privé/werk), e-mailadres (privé/werk);
• persoonlijke eigenschappen (bijv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal...);
• financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, ...);
• tewerkstellingsgegevens (bijv. de organisatie waarvoor u werkt, uw functietitel, ...);
• de door u opgegeven informatie in formulieren (bijv. contactformulieren) en aan alle mogelijke diensten en communicatiekanalen die wij aanbieden;
• gegevens over de door u gewenste diensten en geboekte reizen;
• gegevens over hoe u onze diensten gebruikt;
• gegevens die u ons verstrekt wanneer u interesse toont in onze reizen en begeleidende diensten;
• gegevens over hoe u met ons interageert en andere gelijkaardige informatie
• camerabeelden indien u één va onze sites bezoekt.

Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven? 

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen die redelijkerwijs de toegang tot deze gegevens nodig hebben met het oog op de verwezenlijking van één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden. Het kan onder meer gaan om de volgende derde partijen:

• leveranciers van diensten in het kader van reizen (zoals vliegmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven, ...);
• andere UNIGLOBE kantoren in België;
• externe dienstleveranciers waarop wij een beroep doen voor verschillende zakelijke diensten, zoals bijvoorbeeld IT ondersteuning, verzekering, bewaking;
• onze moedermaatschappij UNIGLOBE;
• rechtshandhavings- en overheidsinstanties overeenkomstig de toepasselijke wetgeving;
• externe professionele adviseurs (bijv. advocaten of consultants).

In het kader van de uitvoering van onze overeenkomsten en het boeken van reizen voor onze klanten en reizigers in landen buiten de Europese Economische Ruimte kunnen gegevens doorgegeven worden naar leveranciers van diensten (vliegtuigmaatschappijen, hotels, verhuurbedrijven, ...) gevestigd in de desbetreffende landen. Indien het niet gaat om een land dat een gelijkwaardig beschermingsniveau biedt, zal de doorgifte desgevallend gebeuren op basis van de uitvoering van de overeenkomst met of voor rekening van de betrokken persoon (art. 49 (b) AVG).

Welke cookies gebruiken wij en hoe kunt u ze beheren? 

Deze Site gebruikt cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw browser worden bewaard op uw computer of mobiel apparaat wanneer u deze Site bezoekt.

U kunt meer informatie terugvinden over cookies op de volgende website: www.allaboutcookies.org.

De Site gebruikt analytische cookies om statistieken te verzamelen over uw bezoek aan deze Site om de werking en het design ervan te verbeteren. Zij verzamelen informatie over hoeveel keer u deze Site bezoekt, hoe lang een bezoek duurt, etc.

De analytische cookies op de Site worden verstrekt door Google Analytics van Google Inc. Voor meer informatie over het gebruik van Google Analytic cookies, gelieve op deze link te klikken: Google Analytics. Google zal uw IP-adres niet gebruiken in combinatie met andere gegevens. Om het gebruik van Google Analytics te voorkomen, kunt u steeds de “Google Analytics opt-out browser add-on” installeren.

Bepaalde gegevens kunnen ook worden gebruikt om gepersonaliseerde advertenties aan te bieden via Google AdWords Remarketing of Google Tag Manager van Google Inc. Wanneer u deze Site bezoekt, zal u gevraagd worden om het gebruik van advertentiecookies te aanvaarden via het cookie pop-up scherm. U kan het gebruik van advertentiecookies gemakkelijk aanvaarden of weigeren door op “ik ga akkoord” of “ik ga niet akkoord” te klikken.

Voor meer informatie over hoe Google cookies gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties, gelieve op de volgende link te klikken: Google advertising cookies. U kan Ads Settings gebruiken om te beheren welke Google advertenties u ziet en gebruik te maken van de opt-out mogelijkheid.

U kunt cookies inschakelen, uitschakelen en/of verwijderen via uw browser. De cookie instellingen kunnen meestal worden gevonden in het “opties” of “instellingen” menu van uw browser. De volgende links kunnen nuttig zijn om deze instellingen beter te begrijpen. U kunt ook steeds de “Help” knop van uw browser gebruiken voor meer informatie:

• Cookie settings in Internet Explorer
• Cookie settings in Firefox
• Cookie settings in Chrome
• Cookie settings in Safari

Zijn uw persoonsgegevens beschermd? 

Wij treffen strikte technische en organisatorische (veiligheids-)maatregelen om uw persoonsgegevens zowel online als offline te beschermen tegen toegang door onbevoegde personen, onrechtmatige verwerking, misbruik, beschadiging, verlies en vernietiging.

Wij schenken een bijzondere aandacht aan de bescherming van de gegevens inzake betaling en uw betaalkaarten (zoals de naam van de kaarthouder, uw betaalkaartnummer, de vervaldag van de betaalkaart en het service nummer). Wij respecteren in dat kader de voorschriften van de ‘Payment Card Industry Data Security Standards’ (PCI DSS), een globale standaard inzake veiligheid van gegevens om vertrouwelijke informatie inzake betaalkaarten te beschermen tegen diefstal. De naleving van deze regels wordt regelmatig gecertifieerd via de Europe PCI DSS Wizard Tool van Trustwave. 

De technische en organisatorische (veiligheids-)maatregelen omvatten onder meer:

• instructies en trainingen aan betrokken personeelsleden om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van onze verplichtingen inzake gegevensbescherming wanneer zij persoonsgegevens behandelen;
• organisatorische en technische beperking van de toegang tot persoonsgegevens op basis van een strikte ‘need-to-know’ basis, en controle hierop;
• technische veiligheidsmaatregelen en netwerkbeveiliging, met inbegrip van paswoorden, fire walls, anti virus software en versleuteling;
• fysieke veiligheidsmaatregelen, zoals afgesloten kasten en alarmsystemen.

Hoewel wij gepaste veiligheidsmaatregelen nemen van zodra wij uw persoonsgegevens ontvangen, is met name de overdracht van gegevens via het internet (met inbegrip van e-mail) nooit volledig veilig. Wij doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen, maar kunnen de veiligheid van de aan ons of door ons verstuurde persoonsgegevens nooit volledig garanderen.

Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot personen die deze informatie redelijkerwijs nodig hebben om hun taken uit te voeren.

In geval er ondanks deze maatregelen toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens zou gebeuren, zullen wij de nodige maatregelen nemen overeenkomstig de GDPR.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Als algemene regel worden de persoonsgegevens verwerkt in het kader van de verkoop en het gebruik van onze diensten bewaard gedurende een periode van 10 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie (met inbegrip van de diensten na verkoop).

Persoonsgegevens verwerkt in het kader van direct marketing, bijvoorbeeld voor onze nieuwsbrieven, bewaren wij in principe gedurende een periode van 3 jaar vanaf het laatste contact.

Afhankelijk van de specifieke situatie kunnen wij uw persoonsgegevens echter voor langere periodes bewaren. Dit zal in het bijzonder het geval zijn indien één van de volgende periodes langer is: (i) zo lang als noodzakelijk voor de betrokken activiteit of dienst; (ii) de wettelijk vereiste bewaarperiode; of (iii) de verjaringstermijn waarbinnen gerechtelijke procedures kunnen worden opgestart.

E-mail verkeer wordt in principe gedurende 15 jaren bewaard op onze server en back-ups gedurende 15 jaren. Camerabeelden worden verwerkt gedurende 30 dagen tenzij de beelden dienstig zijn als bewijsmateriaal in een (gerechtelijk of strafrechtelijk) onderzoek omdat er onregelmatigheden op de beelden zijn vastgesteld.

Worden uw persoonsgegevens gebruikt door geautomatiseerde besluitvorming? 

Automatische besluiten zijn besluiten over personen die louter gebaseerd zijn op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die rechtsgevolgen teweeg brengen die de betrokken personen aanzienlijk treffen.

In de regel gebruiken wij geen persoonsgegevens voor geautomatiseerde besluitvormingen. Wij nemen aldus geen beslissingen over u die enkel gebaseerd zijn op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Hoe contact met ons opnemen? 

Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring en deze Site in het algemeen, kan u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar gdpr@uniglobetravel.be.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Om u te informeren wanneer wij de Privacyverklaring het laatst hebben aangepast, zullen wij bij iedere wijziging de datum van herziening bovenaan deze pagina aanpassen. De aangepaste Privacyverklaring zal dan gelden vanaf deze datum.

Gelieve deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van wijzigingen en toevoegingen. Voor zover wij over uw e-mailadres beschikken, zullen wij u tevens elektronisch op de hoogte brengen van iedere wijziging aan deze Privacyverklaring.