Debiteurenbeheer in tijden van corona

Iedereen die getroffen is door de coronacrisis probeert het hoofd boven water te houden en wil de verliezen tot een minimum beperken. In een eerste reflex probeer je misschien om zo snel mogelijk de niet betaalde facturen te innen, maar is dat wel opportuun in deze tijden? Is het ok om achter je geld aan te gaan nu je weet dat ook je zakenpartners het moeilijk hebben?

Wanneer je je deze vraag stelt, dan beschik je in ieder geval over een groot empathisch vermogen en heb je ook oog voor de menselijke kant van het verhaal, maar is dat wel verstandig?

3 belangrijke doelstellingen

In normale tijden heeft debiteurenbeheer de volgende doelstellingen:

1. Garanderen dat je facturen, aanrekeningen, premies betaald worden

2. De klant-leverancier relatie niet schaden

3. Proactief zijn om zo de toekomstige betalingen tijdig te ontvangen

Het is vooral de tweede doelstelling die nu gevoelig ligt. Je beseft immers dat je klant ook op zoek is naar cash. Je wil op een zo verantwoorde manier je facturen innen. Maar hoe pak je dit nu aan?

Op de website van het Institute for Business Development vonden we enkele interessante aanbevelingen. We vatten ze hier voor je samen:

Aanbeveling 1:

Maak geen gebruik van een standaard mail, maar neem persoonlijk contact op met je klant. Breng jouw verhaal en luister naar dat van jouw klant. Probeer daarbij tot concrete afspraken te komen.

Aanbeveling 2:

Verlies je doel niet uit ogen: het innen van je factuur. Laat je hierbij niet (mis)leiden door sympathie, maar toon voldoende empathie. Dat zijn twee verschillende zaken. Empathie is gebaseerd op ratio, sympathie op emoties. Door een begripvolle houding ga je op een correcte manier reageren én toch proberen om je doelen te bereiken. “Ik begrijp het … Het zijn inderdaad moeilijke tijden” en zelfs “oei” zijn woorden die je nu veelvuldig in de mond neemt.

Aanbeveling 3:

Maak geen onderscheid tussen B2B of B2C. Het is nu vooral Human 2 Human. Luister naar elk verhaal en laat de gemaakte afspraken vooral afhangen van elke individuele situatie, eerder dan van het type klant.

Aanbeveling 4:

Als het voorgaande niet helpt en je je doel niet kan bereiken, is het nog altijd ok om een derde partij in te schakelen voor het innen van de openstaande facturen. Diverse incassokantoren, gerechtsdeurwaarders en advocaten hebben hun aanpak al aangepast. Dagvaarden gaat op dit moment niet, maar de minnelijke fase kan nog steeds. Maak wel goede afspraken met je partner. Hoe wil je dat de aanpak is? Begripvol of toch streng?